Usted es un profesional, y en sus desplazamientos para visitar a clientes soporta gastos de transporte y comidas, ¿puede computar dichos gastos como menores rendimientos de su actividad? ¿qué le exigirá Hacienda para ello?
En la práctica, la inspección tributaria suele ser restrictiva con estos gastos, ya que es difícil demostrar que están relacionados con la actividad.
Demuestre que son suyos
En primer lugar, recopile pruebas para acreditar que dichos gastos son realmente suyos:
- Siempre que sea posible, procure obtener una factura a su nombre, esto le permitirá deducirse el IVA (recuerde que el IVA sólo es deducible con factura).
- Si esto no es posible, guárdese el tique y pague siempre que pueda con tarjeta para justificar mejor el gasto.
Acredite que los gastos están relacionados con su actividad
Taxi: si ha de coger un taxi para ir a ver un cliente o hacer una gestión, pida al taxista que en su factura o recibo conste su nombre, fecha, hora y el trayecto realizado, de forma que se vea que el desplazamiento tenía esa finalidad y estaba relacionado con su actividad.
Bus, metro y tren: Hacienda sólo considera relacionados con la actividad los viajes efectuados en horario laboral (no así los realizados de casa al trabajo o viceversa).
Comidas
En caso de comidas, dedúzcase sólo aquéllas que se produzcan en días hábiles, cuando tenga que visitar a algún cliente o realizar alguna gestión. Si el restaurante se encuentra en una localidad diferente, o no está cerca de donde usted vive o tiene su despacho, y puede acreditar que en dicha zona tiene clientes o contactos, Hacienda no se opondrá a ello. En cambio, si usted come en un restaurante cercano a su casa o a su despacho, Hacienda considera que dichas comidas pertenecen a su ámbito personal y no son deducibles.
Si invita a algún cliente, podrá deducirse tanto la comida de él como la suya, independientemente de la ubicación del restaurante (las atenciones a clientes son deducibles), no obstante:
El gasto asumido deberá ser razonable y esporádico: si cada semana tiene varias comidas con clientes y por importes excesivos Hacienda pondrá reparos.
Asegúrese también de que en las facturas o tiques conste que fueron varios comensales, si no aparece esta información Hacienda pensará que usted estaba solo, y si ha comido cerca del despacho no admitirá la deducción.
Si es posible, en las facturas emitidas a sus clientes, desglose sus honorarios y, aparte, los gastos de comida, estancia y transporte que haya soportado por prestar el servicio facturado, en concepto de gastos incurridos por su cuenta. De esta manera, Hacienda no pondrá en duda que dichos costes realmente están relacionados con su actividad, precisamente porque los habrá repercutido sobre sus clientes.
